Sponsor trovato: di chi è il cliente?

Il contratto è della società. Ma la relazione?

È una situazione molto più frequente di quanto si possa immaginare.

Un’agenzia contatta un’azienda. Un procacciatore apre una porta. Un commerciale conduce la trattativa. La società sportiva presenta il progetto. Lo sponsor firma.

Tutto bene.

Poi arriva il momento del rinnovo.

Ed ecco comparire la domanda:

di chi è il cliente?

Dal punto di vista contrattuale la risposta può sembrare semplice: lo sponsor ha sottoscritto un accordo con la società sportiva.

Dal punto di vista commerciale, però, la questione è molto più complessa.

Perché un contratto appartiene alla società.

Una relazione appartiene a chi è stato capace di costruirla.

Ed è proprio qui che possono nascere i problemi.

“Quell’azienda l’ho portata io”

È probabilmente una delle frasi più ascoltate nelle organizzazioni sportive.

Ma cosa significa realmente aver portato uno sponsor?

Aver fornito un numero di telefono?

Aver organizzato il primo appuntamento?

Aver condotto la trattativa?

Aver chiuso il contratto?

Oppure aver gestito per anni il rapporto con l’azienda?

Sono situazioni completamente diverse.

Per questo la proprietà commerciale di un contatto non dovrebbe mai essere lasciata all’interpretazione.

Prima di iniziare un’attività di ricerca sponsor è necessario stabilire con chiarezza chi può contattare chi, con quali modalità e con quali diritti economici.

Il database viene prima della vendita

Uno degli strumenti più importanti di qualsiasi organizzazione commerciale è il database.

Eppure, soprattutto nelle società sportive di dimensioni medio-piccole, spesso non esiste un vero sistema di gestione dei contatti.

Il presidente ha i suoi.

Il direttore generale ne conosce altri.

Un consigliere presenta alcune aziende.

L’agenzia lavora sul proprio portafoglio.

Il procacciatore propone altri nomi.

Il risultato?

Prima o poi qualcuno telefona alla stessa azienda.

Nel migliore dei casi si crea confusione.

Nel peggiore si trasmette all’esterno l’immagine di una società che non sa nemmeno chi sta gestendo la propria attività commerciale.

La prima regola dovrebbe quindi essere molto semplice:

ogni contatto deve essere registrato.

Nome dell’azienda.

Referente.

Origine del contatto.

Responsabile della trattativa.

Data dell’ultimo incontro.

Stato della negoziazione.

Prossima azione prevista.

Sembra organizzazione commerciale di base.

Perché lo è.

Il contatto esisteva già?

Questo è uno dei principali motivi di discussione con agenzie e procacciatori.

Un professionista comunica di aver trovato un potenziale sponsor.

La società risponde:

“Ma quell’azienda la conoscevamo già.”

Perfetto.

Ma conoscerla significa cosa?

Averla nel database?

Aver mandato una mail tre anni prima?

Aver avuto un incontro?

Avere una trattativa realmente aperta?

Per evitare discussioni, personalmente utilizzerei una regola molto chiara.

Prima di iniziare la collaborazione si definisce un elenco delle aziende già gestite direttamente dalla società.

Tutto ciò che è già presente in una trattativa commerciale attiva viene escluso dalle commissioni di acquisizione.

Ma un semplice nome dimenticato in un vecchio file non dovrebbe automaticamente impedire a chi riesce realmente ad aprire quella porta di vedere riconosciuto il proprio lavoro.

Perché possedere un contatto e saper trasformare quel contatto in un cliente sono due cose completamente diverse.

L’esclusiva: sì o no?

Un’altra questione delicata riguarda l’esclusiva.

Affidare l’intera raccolta sponsor a un’unica agenzia può avere alcuni vantaggi.

Un solo interlocutore.

Una strategia commerciale coordinata.

Nessuna sovrapposizione.

Una gestione più ordinata del mercato.

Ma significa anche affidare una parte importante dei ricavi della società a un unico soggetto.

Per questo un’esclusiva dovrebbe essere concessa soltanto in presenza di obiettivi precisi.

Se un’agenzia chiede l’esclusiva commerciale, personalmente legherei sempre il mandato a risultati misurabili.

Ad esempio:

obiettivo minimo annuale di raccolta;

numero minimo di nuovi partner;

report periodici sull’attività svolta;

durata definita dell’incarico;

possibilità di uscita in caso di mancato raggiungimento degli obiettivi.

L’esclusiva non dovrebbe mai significare:

“Nessun altro può vendere.”

Dovrebbe significare:

“Ti affido il mercato perché mi garantisci un’attività commerciale strutturata.”

E se lo sponsor arriva direttamente?

Immaginiamo che una società abbia affidato la ricerca sponsor a un’agenzia.

Un’azienda contatta direttamente il presidente e propone una collaborazione.

L’agenzia ha diritto alla commissione?

Ancora una volta: dipende dagli accordi.

Con un mandato realmente esclusivo potrebbe essere previsto.

Con un mandato non esclusivo, probabilmente no.

Ma proprio per questo la questione deve essere definita prima.

Personalmente distinguerei sempre tra:

clienti acquisiti direttamente dall’agenzia;

clienti già esistenti della società;

contatti generati direttamente dalla società;

rinnovi dei contratti;

aziende segnalate da terzi.

Cinque categorie che possono avere cinque trattamenti economici differenti.

Il vero problema arriva con i rinnovi

Il primo contratto è spesso semplice da gestire.

Il problema arriva l’anno successivo.

L’agenzia ha portato lo sponsor.

La società ha gestito il rapporto per dodici mesi.

Chi deve occuparsi del rinnovo?

E soprattutto:

chi ha diritto alla commissione?

Una soluzione possibile è legare il compenso al ruolo realmente svolto.

Se l’agenzia continua a gestire il cliente, prepara la proposta di rinnovo e conduce la trattativa, è corretto riconoscere una commissione.

Se invece il rapporto viene completamente gestito dalla società, si può prevedere una percentuale progressivamente ridotta.

Ad esempio:

15% sul primo contratto.

10% sul primo rinnovo.

5% sui rinnovi successivi.

Oppure mantenere la commissione piena solo quando il professionista continua a gestire attivamente il cliente.

Non esiste una soluzione valida per tutti.

Esiste però una regola che considero fondamentale:

il rinnovo deve essere disciplinato prima del primo contratto.

Il cliente non deve accorgersi dei problemi interni

Agenzie, società, dirigenti e procacciatori possono discutere su percentuali, competenze e proprietà dei contatti.

Ma c’è una persona che non dovrebbe mai essere coinvolta in queste discussioni.

Lo sponsor.

Per l’azienda deve esistere una sola organizzazione.

Non dovrebbe ricevere telefonate da tre persone diverse.

Non dovrebbe ascoltare versioni differenti della stessa proposta.

Non dovrebbe essere costretta a capire chi sia autorizzato a trattare.

E soprattutto non dovrebbe mai assistere a discussioni su chi abbia diritto alla commissione.

Perché nel momento in cui un problema interno diventa visibile al cliente, il danno non è più soltanto organizzativo.

Diventa un problema di credibilità.

Quindi, di chi è lo sponsor?

La risposta che darei è molto semplice.

Lo sponsor è della società.

Ma il lavoro di chi lo ha trovato, acquisito e gestito deve essere riconosciuto e tutelato.

Per farlo servono regole definite prima:

un database condiviso;

l’attribuzione chiara dei contatti;

un periodo di protezione delle trattative;

regole precise sulle commissioni;

una disciplina specifica per i rinnovi;

una definizione chiara dell’eventuale esclusiva.

Perché il problema non nasce quando tutti lavorano bene insieme.

Il problema nasce quando arriva il primo contratto importante.

Ed è proprio allora che qualcuno, inevitabilmente, potrebbe pronunciare quella famosa frase:

“Questo cliente l’ho portato io.”

Se le regole sono state definite prima, non sarà un problema.

Se non lo sono state, probabilmente la discussione è appena cominciata.