Il giorno dell’evento non si improvvisa: tutto quello che deve essere deciso prima
Quando un evento funziona bene, dall’esterno sembra tutto semplice.
Gli ospiti arrivano, gli accrediti funzionano, gli allestimenti sono pronti, le attività iniziano puntuali, gli sponsor trovano ciò che era stato concordato e ogni persona dello staff sembra sapere esattamente cosa fare.
In realtà, se durante l’evento tutto appare semplice è perché prima è stato fatto un grande lavoro.
L’evento comincia molto prima dell’apertura delle porte
Organizzare un evento non significa soltanto decidere una data, trovare una location e convocare qualche fornitore.
Significa costruire una macchina organizzativa nella quale persone, spazi, tempi e responsabilità devono funzionare insieme.
Venue, allestimenti, sicurezza, hospitality, accrediti, comunicazione, sponsor, personale, fornitori, attività sportive o di spettacolo sono pezzi dello stesso progetto.
E ogni pezzo deve sapere quando entrare in gioco.
Chi fa cosa?
Una delle domande apparentemente più banali è anche una delle più importanti:
chi è responsabile di cosa?
Ogni attività dovrebbe avere un responsabile chiaramente identificato.
Chi apre la venue?
Chi accoglie i fornitori?
Chi controlla gli allestimenti?
Chi gestisce gli accrediti?
Chi segue gli sponsor?
Chi autorizza una modifica dell’ultimo minuto?
Chi prende una decisione quando qualcosa non funziona?
Quando queste risposte non sono definite prima, il problema arriva inevitabilmente sul tavolo dell’organizzatore nel momento peggiore.
Il tempo è uno strumento di lavoro
In un evento non basta sapere cosa deve succedere.
Bisogna sapere quando deve succedere.
L’arrivo di un fornitore alle 8.00 invece che alle 10.00 può cambiare il lavoro di molte altre persone. Un’attività che parte con venti minuti di ritardo può influenzare tutto ciò che viene dopo.
Per questo strumenti come l’Event Operating Plan e il Daily Run Sheet sono fondamentali.
Permettono di trasformare il programma generale in una sequenza precisa di attività, orari, responsabilità e informazioni operative.
Prepararsi anche a ciò che non dovrebbe accadere
Un evento perfettamente aderente al programma esiste soprattutto sulla carta.
Nella realtà qualcosa cambia quasi sempre.
Un ospite arriva in ritardo. Un fornitore ha un problema. Un’attrezzatura non funziona. Il meteo cambia. Un accesso deve essere modificato. Un’attività dura più del previsto.
La buona organizzazione non consiste nell’illudersi che gli imprevisti non esistano.
Consiste nell’essere preparati a gestirli.
Ed è qui che entrano in gioco esperienza, procedure, comunicazione interna e risk management.
Il briefing vale quanto il documento
Possiamo avere preparato il miglior piano operativo possibile, ma se rimane nel computer dell’organizzatore serve a poco.
Le persone devono conoscere il piano.
Prima dell’evento è quindi fondamentale condividere le informazioni, effettuare briefing con responsabili e staff e assicurarsi che ciascuno conosca non soltanto il proprio compito, ma anche il funzionamento generale della giornata.
Un buon team non è composto da persone che aspettano continuamente istruzioni.
È composto da persone che sanno cosa devono fare e quando devono farlo.
Il vero lavoro dell’Event Manager
Durante un evento l’Event Manager dovrebbe poter osservare, coordinare, verificare e intervenire quando necessario.
Se invece trascorre tutta la giornata risolvendo problemi che potevano essere previsti prima, probabilmente qualcosa nella pianificazione non ha funzionato.
Per questo considero la preparazione uno degli aspetti più importanti dell’Event Management.
Il giorno dell’evento non è il momento in cui si organizza. È il momento in cui si esegue ciò che è stato organizzato.
E quando tutto sembra funzionare naturalmente, quasi senza che il pubblico si accorga della complessità che esiste dietro le quinte, significa che probabilmente abbiamo fatto bene il nostro lavoro.
