Il Risk Management Plan: prevedere i problemi per proteggere il successo dell’evento
Un buon organizzatore non aspetta che il problema si presenti
Esiste una differenza sostanziale tra chi organizza un evento e chi lo gestisce professionalmente.
Il primo reagisce agli imprevisti.
Il secondo cerca di prevederli.
È proprio da questa filosofia che nasce il Risk Management Plan, uno dei documenti più importanti nella pianificazione di qualsiasi evento.
Molti associano il concetto di rischio esclusivamente alla sicurezza delle persone.
In realtà il rischio è molto più ampio.
Può riguardare aspetti tecnici, logistici, economici, organizzativi, reputazionali o ambientali.
Ogni evento, indipendentemente dalle sue dimensioni, presenta elementi di incertezza.
La differenza non consiste nell’eliminarli.
Consiste nell’essere preparati ad affrontarli.
Che cos’è un Risk Management Plan?
Il Risk Management Plan è il documento che identifica preventivamente tutti i possibili rischi di un evento e definisce le azioni necessarie per ridurne la probabilità o limitarne le conseguenze.
Non è un documento che porta sfortuna.
È un documento che porta tranquillità.
Perché costringe l’organizzazione a porsi una domanda fondamentale:
“Se questa situazione dovesse verificarsi, siamo pronti a gestirla?”
Se la risposta è sì, il rischio è sotto controllo.
Se la risposta è no, è il momento di intervenire.
Il rischio non è soltanto un’emergenza
Quando si parla di rischio si pensa immediatamente a eventi eccezionali.
Un incendio.
Un malore.
Un temporale.
In realtà i problemi che più frequentemente compromettono un evento sono spesso molto più semplici.
Un fornitore in ritardo.
Un relatore bloccato nel traffico.
Un guasto all’impianto audio.
Un errore negli accrediti.
Una connessione Internet che non funziona.
Un generatore che non parte.
Un mezzo parcheggiato nel posto sbagliato.
Sono situazioni che raramente finiscono sui giornali.
Ma possono compromettere seriamente l’esperienza del pubblico e degli sponsor.
Come si costruisce un piano dei rischi
Un buon Risk Management Plan parte da un censimento completo dei possibili scenari.
Per ogni rischio è utile rispondere ad alcune domande.
Qual è il rischio?
Quanto è probabile che si verifichi?
Quale impatto avrebbe sull’evento?
Chi è responsabile della gestione?
Quali azioni preventive possiamo mettere in atto?
Qual è il piano alternativo se il problema si verifica?
Queste semplici domande trasformano una preoccupazione in una procedura operativa.
Le principali categorie di rischio
Nel corso della mia esperienza ho imparato a suddividere i rischi in alcune grandi aree.
Sicurezza
Gestione del pubblico.
Vie di esodo.
Presidi sanitari.
Piani di evacuazione.
Condizioni meteo.
Ordine pubblico.
Rischi tecnici
Guasti agli impianti.
Interruzioni di corrente.
Problemi audio-video.
Connessioni dati.
Malfunzionamenti delle attrezzature.
Rischi logistici
Ritardi nei trasporti.
Fornitori.
Allestimenti.
Parcheggi.
Accessi.
Movimentazione materiali.
Rischi organizzativi
Assenza di personale.
Errori di comunicazione.
Mancanza di coordinamento.
Programmi non aggiornati.
Problemi negli accrediti.
Rischi economici
Aumento dei costi.
Riduzione degli sponsor.
Minore affluenza del pubblico.
Ritardi negli incassi.
Extra costi non previsti.
Rischi reputazionali
Critiche sui social.
Disservizi.
Esperienze negative degli ospiti.
Errori nella comunicazione.
Comportamenti non adeguati.
Oggi la reputazione di un evento può essere influenzata nel giro di pochi minuti.
Anche questo deve essere pianificato.
La matrice dei rischi
Uno degli strumenti più efficaci è la cosiddetta matrice dei rischi.
Ogni rischio viene valutato secondo due parametri molto semplici.
La probabilità che accada.
L’impatto che avrebbe sull’evento.
In questo modo diventa immediatamente evidente quali situazioni meritano maggiore attenzione.
Non tutti i rischi hanno la stessa importanza.
Un piccolo ritardo di un fornitore può essere facilmente recuperato.
L’assenza del sistema di alimentazione elettrica durante una diretta televisiva richiede invece un livello di preparazione completamente diverso.
Le risorse devono quindi essere concentrate dove il rischio è realmente significativo.
Ogni rischio deve avere un responsabile
Un errore molto comune consiste nello scrivere un elenco di problemi possibili.
Questo non basta.
Ogni rischio deve avere un referente.
Chi prende la decisione?
Chi coordina l’intervento?
Chi informa il Direttore dell’Evento?
Chi comunica con il pubblico?
Chi contatta i fornitori?
Quando le responsabilità sono già definite, la gestione dell’emergenza diventa molto più efficace.
Anche il Piano B deve essere pianificato
Una delle domande che pongo più frequentemente durante la preparazione di un evento è molto semplice:
“Se questa attività non potesse essere realizzata, cosa facciamo?”
È sorprendente quante volte la risposta sia:
“Ci penseremo.”
Il Risk Management Plan serve proprio a evitare questa situazione.
Ogni attività importante dovrebbe avere almeno un’alternativa già prevista.
Un generatore di backup.
Un secondo fornitore.
Una sala alternativa.
Un relatore sostitutivo.
Una soluzione tecnica di emergenza.
Non significa essere pessimisti.
Significa essere professionisti.
Il rischio cambia durante il progetto
Anche il Risk Management Plan è un documento dinamico.
Nuovi fornitori.
Nuove attività.
Nuove tecnologie.
Nuove prescrizioni.
Nuove condizioni meteo.
Ogni modifica del progetto può generare nuovi rischi.
Per questo il piano dovrebbe essere aggiornato durante tutto il periodo di preparazione.
Non soltanto il giorno prima dell’evento.
L’esperienza è il miglior consulente
Ogni evento lascia un patrimonio prezioso.
L’esperienza.
I problemi affrontati oggi diventano le procedure di domani.
Per questo motivo, al termine di ogni manifestazione, è utile aggiornare il Piano dei Rischi inserendo tutto ciò che è realmente accaduto.
In questo modo il documento cresce insieme all’organizzazione.
Ogni edizione rende la successiva più sicura, più efficiente e meglio preparata.
Prevedere significa proteggere
Molte persone pensano che il successo di un evento dipenda soltanto dalla qualità dello spettacolo, degli ospiti o della location.
Io credo che dipenda soprattutto da ciò che il pubblico non vede.
Dalle decisioni prese settimane prima.
Dalle procedure costruite con attenzione.
Dalle alternative già pronte.
Dalla capacità di affrontare gli imprevisti senza trasmettere mai la sensazione che qualcosa stia andando storto.
È questo il vero obiettivo del Risk Management Plan.
Non eliminare tutti i rischi.
Ma fare in modo che, quando un problema si presenta, l’organizzazione sappia già esattamente come affrontarlo.
Perché il miglior evento non è quello nel quale non succede mai nulla.
È quello nel quale gli imprevisti vengono gestiti con professionalità, rapidità e metodo.
E il pubblico, semplicemente, non se ne accorge nemmeno.
