Un evento non si improvvisa. Si pianifica.

Quando il pubblico arriva, le luci si accendono e tutto sembra funzionare alla perfezione, la maggior parte delle persone vede soltanto il risultato finale.

Quello che non vede è il lavoro svolto nelle settimane o nei mesi precedenti.

Ogni evento, piccolo o grande che sia, è composto da centinaia di attività che devono essere coordinate con precisione.

Fornitori.

Allestimenti.

Permessi.

Personale.

Sicurezza.

Tecnologie.

Accrediti.

Logistica.

Comunicazione.

Tempistiche

Se anche uno solo di questi elementi viene trascurato, il rischio di compromettere l’intera manifestazione aumenta in modo significativo.

Per questo motivo, nella mia esperienza, esiste un documento che considero indispensabile:

il Piano Operativo dell’Evento, spesso chiamato anche Event Operating Plan (EOP).

Che cos’è un Event Operating Plan?

L’Event Operating Plan non è una semplice checklist.

È il documento che raccoglie, organizza e coordina tutte le informazioni necessarie affinché ogni persona coinvolta sappia cosa deve fare, quando deve farlo, dove deve farlo e con chi deve coordinarsi.

È, in pratica, il manuale operativo dell’evento.

Quando è costruito correttamente diventa il principale punto di riferimento per organizzatori, fornitori, istituzioni, tecnici, personale operativo e volontari.

Tutti lavorano seguendo lo stesso piano.

Ed è proprio questo che permette di ridurre errori, ritardi e incomprensioni.

Cosa dovrebbe contenere

Ogni evento ha caratteristiche differenti, ma un buon Piano Operativo dovrebbe includere almeno queste sezioni.

Executive Summary

Una breve descrizione dell’evento con obiettivi, luogo, date, orari, responsabili e numeri principali.

È la fotografia generale del progetto.

Organigramma

Chi prende le decisioni?

Chi coordina i volontari?

Chi gestisce la sicurezza?

Chi è responsabile degli allestimenti?

Ogni funzione deve avere un referente facilmente identificabile, con recapiti sempre aggiornati.

Cronoprogramma

Uno degli strumenti più importanti.

Il documento dovrebbe descrivere tutte le attività giorno per giorno e, nelle fasi più delicate, anche ora per ora.

Montaggi.

Collaudi.

Arrivo dei fornitori.

Briefing.

Apertura cancelli.

Cerimonie.

Smontaggi.

Ogni attività deve avere un responsabile e un orario preciso.

Layout e planimetrie

Le mappe operative sono fondamentali.

Ingressi.

Uscite.

Parcheggi.

Aree VIP.

Percorsi del pubblico.

Aree tecniche.

Posizione delle ambulanze.

Vie di fuga.

Posizionamento delle transenne.

Un disegno corretto evita decine di telefonate durante l’evento.

Piano logistico

Come arrivano i mezzi?

Dove scaricano?

Chi autorizza gli accessi?

Quali sono gli orari disponibili?

Quali aree devono rimanere libere?

La logistica è spesso invisibile agli occhi del pubblico, ma è uno degli elementi che determina il successo operativo di una manifestazione.

Sicurezza

Una sezione dedicata alla sicurezza non può mancare.

Piano di emergenza.

Procedure di evacuazione.

Presidi sanitari.

Contatti delle autorità.

Procedure in caso di maltempo.

Gestione delle criticità.

Non è soltanto un obbligo normativo.

È una responsabilità verso tutti coloro che partecipano all’evento.

Fornitori

Ogni fornitore dovrebbe essere identificato con:

attività assegnata;

referente operativo;

numero di telefono;

orario di intervento;

materiale fornito;

necessità tecniche.

Quando qualcosa non funziona, sapere immediatamente chi chiamare significa risparmiare tempo prezioso.

Hospitality e protocollo

Accrediti.

Inviti.

Autorità.

Sponsor.

Relatori.

Ospiti.

Parcheggi riservati.

Sale hospitality.

Percorsi dedicati.

Anche questi aspetti meritano una pianificazione dettagliata.

Comunicazione

Chi comunica con i media?

Chi aggiorna i social?

Chi autorizza comunicati e dichiarazioni?

Chi gestisce eventuali situazioni di crisi?

Anche la comunicazione dovrebbe seguire procedure definite.

Contatti utili

L’ultima sezione dovrebbe contenere una rubrica operativa con tutti i riferimenti realmente necessari durante l’evento.

Responsabili.

Fornitori.

Vigili del Fuoco.

Forze dell’Ordine.

Tecnici.

Service audio-video.

Energia elettrica.

Facility Management.

Avere tutti i numeri nello stesso documento significa non perdere minuti preziosi quando serve intervenire rapidamente.

Il documento che tutti dovrebbero avere

Uno degli errori più frequenti consiste nel pensare che il Piano Operativo serva soltanto al direttore dell’evento.

Non è così.

Ogni responsabile dovrebbe ricevere la parte del documento che riguarda direttamente il proprio lavoro.

In questo modo tutti dispongono delle stesse informazioni e lavorano seguendo procedure condivise.

Il risultato è un’organizzazione molto più efficiente.

Aggiornare il documento è importante quanto scriverlo

Un Piano Operativo non viene scritto una volta sola.

È un documento dinamico.

Ogni variazione deve essere aggiornata e distribuita.

Nuovi fornitori.

Cambio di orari.

Modifiche ai layout.

Nuove autorizzazioni.

Variazioni del programma.

L’ultima versione deve essere sempre identificabile con una data e un numero di revisione.

Durante un grande evento possono circolare decine di copie.

Tutti devono sapere quale sia quella valida.

La differenza tra organizzare e gestire

Molte persone sono capaci di organizzare un evento.

Molto meno numerose sono quelle capaci di gestirlo quando qualcosa cambia.

Ed è proprio in quel momento che emerge il valore di un buon Piano Operativo.

Perché quando arriva un imprevisto non c’è tempo per decidere da dove cominciare.

Le procedure esistono già.

I responsabili sono già stati individuati.

I contatti sono disponibili.

Le alternative sono state pianificate.

Un buon Event Operating Plan non elimina gli imprevisti.

Ma permette di affrontarli senza perdere il controllo.

La mia esperienza

Nel corso della mia attività ho avuto l’opportunità di coordinare eventi sportivi, corporate e istituzionali con migliaia di partecipanti.

Ogni manifestazione era diversa.

Cambiano le location.

Cambiano gli obiettivi.

Cambiano le persone coinvolte.

Quello che non cambia mai è la necessità di avere un documento unico, completo e condiviso.

Perché il successo di un evento non dipende soltanto dalla qualità dell’idea.

Dipende dalla capacità di trasformare quella stessa idea in un sistema organizzativo nel quale ogni persona sappia esattamente cosa fare.

È questo il vero valore di un Event Operating Plan.

Non è semplicemente un documento.

È la cabina di regia dell’intero evento.